Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.
Die Dokumentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen sind mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren. Anderweitige Vorschriften zur Aufbewahrung bleiben unberührt.
§ 6 ist in deutlich vereinfachter Fassung dem § 8 VgV sowie dem bisherigen § 20 VOL/A nachgebildet. Im Unterschied zur Oberschwelle muss nach der UVgO jedoch kein förmlicher Vergabevermerk, sondern (lediglich) eine Dokumentation angefertigt werden. Aus Vereinfachungsgründen wurde wie bisher darauf verzichtet, die einzelnen zu dokumentierenden Daten aufzunehmen.
Die Dokumentation sollte aber mindestens folgende Angaben enthalten:
– die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und der Verhandlungsvergabe,
– die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- und Fachlosen,
– die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen,
– die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
– die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,
– den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes,
– ggf. die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat.
Absatz 2 sieht annähernd die gleichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Anlagen vor wie die VgV für den Oberschwellenbereich. Die Aufbewahrung von Angeboten und Teilnahmeanträgen unterlegener Bieter oder Bewerber über den Zeitraum von drei Jahren hinaus (bis zum Ende der Vertragslaufzeit) ist jedoch nicht erforderlich.